Project Service

11

Microsoft Excelillä on ollut merkittävä rooli aikaisemmissa Dynamics CRM käyttöönotoissa. Sitä on usein käytetty korvaamaan ominaisuuksia, joita CRM järjestelmästä ei ole löytynyt ja varsinkin palveluyrityksissä, joissa tehdään asiantuntijatyötä ja -projekteja Excelin käyttö on ollut arkipäivää. Ohjelmisto on täyttänyt paikkansa tyydyttävällä tavalla, mutta ei ole tarjonnut kehityspolkua tehokkaampaan työskentelyyn.

Microsoft Dynamics 365:n Project Service Automation (PSA) moduuli hyödyntää Dynamics 365 järjestelmän ominaisuuksia ja tarjoaa työkalut projektipohjaisten palvelujen seurantaan aikatauluissa, resursoinnissa, kustannuksissa ja tuotoissa. Lisäksi saumaton integrointi Office 365:een ja sen työkaluihin kuten kalenteri, dokumentinhallinta, One Note muistiinpanot ja tiimikommunikoinnin työkalut. Datan analysointiin ja raportointiin ovat käytettävissä Dynamics 365:n omat koontinäytöt sekä Microsoft Power BI raportointi- ja analysointityökalu. Seuraavassa muutamia esimerkkejä Dynamics 365 PSA:n eduista:

Projektisuunnitelma, työrakenne ja aikataulu (WBS) sekä kustannusten ja tuottojen ennakointi

Excel-pohjaiset projektidokumentit ovat yleensä erillisiä ja niiden ylläpito on useimmin manuaalista. Excelin automatisointityökaluja voi käyttää avuksi, mutta versioiden ylläpito voi olla hankalaa. Nopeissa muutoksissa resursoinnin ylläpito tai yleisen kokonaiskuvan saaminen projektista voi olla hankalaa.

Dynamics 365 PSA tarjoaa useita eri näkökulmia käynnissä olevan projektin avaintoimintoihin. Näitä ovat esimerkiksi työrakenne (WBS), kustannus- ja tuottonäkymät ja ajankäytön näkymät. Lisäksi järjestelmässä on käytettävissä erilaiset muokattavat projektimallirakenteet, joista voi valita tulevan projektin työrakennemallin ja muokata sitä projektin luonnin jälkeen. Excel-pohjaisessa projektinhallintatavassa pitää ehkä löytää ja kopioida ensin viimeisin käytössä oleva versio dokumentoinnista kun taas Dynamics 365 PSA:ssa kaikki on valmiina muokkausta ja käyttöä varten.

Kun projektin aloitusvaiheesta siirrytään toimitusvaiheeseen niin parhainkin Excel-pohjainen projektinhallinta saattaa sisältää ei-ajantasaista tietoa esimerkiksi resursoinnista tai kustannuksista. Jos myyntivaiheessa on jo keskusteltu ja päätetty merkittävistä asioista projetiin liittyen, tämä materiaali saattaa olla eri dokumenteissa ja eri paikoissa organisaatiota.

Dynamics 365 PSA tarjoaa Office 365 Groupin kautta saumattomasti integroidun alustan, jossa resurssit, dokumentit ja muistiinpanot ovat projektitiimin saatavilla koko projektin ajan, myyntivaiheesta projektin päättämiseen asti, samasta käyttöliittymästä.

Resursointi

Jos käytössä ei ole Dynamics 365 PSA:n kaltaista projektinhallintajärjestelmää, resursointi ja sen ylläpito voi olla melko työlästä. Tällaisessa tilanteessa joudutaan usein käyttämään useampaa järjestelmää, jotta saadaan kokonaisnäkymä tilanteeseen. Usein tämä on tehty Excelin kautta, mutta ylläpito saattaa olla työlästä ja aikaa vievää, eikä kaikkia asiaan vaikuttavia tekijöitä ehkä tule otettua huomioon.

Kuten edellä on jo mainittu, Dynamics 365 PSA sisältää projektisuunnitelman, jossa ovat mukana työrakenne ja resursointi. Nämä ovat käytössä aina projektin myyntivaiheesta projektin päättämiseen asti. Resurssien hallinta ja allokointi projekteille on järjestelmän perusominaisuus joka sisältää osaamisenhallinnan, kustannusten-, tuottojen- ja ajankäytön hallinnan.

Lista jatkuu

Edellä on mainittu vain muutamia Dynamics 365 PSA ominaisuuksia, jotka osoittavat järjestelmän arvon projektiliiketoiminnalle. Tässä muutamia lisäominaisuuksia listan jatkoksi, kaikki samasta järjestelmästä:

  • projektin tilanne aikataulullisesti ja budjetäärisesti
  • yksittäisen resurssin käyttö tähän mennessä ja allokoituna avoimiin projekteihin
  • resurssien osaamisenhallinta resursoinnin perusteena
  • projektin kannattavuuden seuranta grafiikasta ja lukuina
  • jne.

Excel on tärkeä ja paljon käytetty työkalu, mutta siitä saa parhaan hyödyn irti projekteissa käyttämällä sitä tiedon täydentämiseen ja muokkaamiseen Dynamics 365 PSA:n käytössä.

Mirosys Oy on pk-yrityksiin keskittyvä kumppani, jonka Microsoft-osaaminen takaa oikeat ratkaisut asiakkaan tarpeeseen ja ketterät käyttöönottohankkeet. Ota yhteyttä.

Kirjoittanut